Шаблоны документов: договор и акт формируются из карточки записи в один клик

Есть одна операция, которую юрист делает еженедельно и на которую никто не закладывает время в бюджете дела. Открыть старый договор похожего клиента. Заменить ФИО. Заменить дату. Заменить сумму. Заменить реквизиты. Перечитать и убедиться, что в тексте не осталось фамилии предыдущего клиента.

Последнее случается чаще, чем хочется признавать. И стоит это не пятнадцати минут, а доверия, потому что клиент видит в своём договоре чужое имя и делает из этого собственные выводы о том, как у вас ведутся дела.

Модуль шаблонов закрывает именно этот сценарий. Вы один раз готовите файл Word с тегами в нужных местах, а дальше документ формируется из карточки записи с уже подставленными данными.

Как устроен шаблон

Шаблон привязывается к разделу, для записей которого он предназначен: договоры, акты, клиенты, счета или дела. От этого зависит, какие теги будут доступны, потому что набор полей у каждого раздела свой.

Тег имеет вид ${тег} и ставится прямо в тексте документа. Системные теги система предлагает готовым перечнем для выбранного раздела, достаточно скопировать нужный и вставить в свой файл. Если среди них нет поля, специфичного именно для вашей практики, создаётся собственный дополнительный тег и используется наравне с системными.

Поддерживается формат .docx, то есть Word 2007 и новее. Старый .doc придётся пересохранить, а комментарии из файла убрать перед загрузкой, иначе они попадут в готовый документ.

Формирование из карточки

Дальше всё выглядит буднично, и в этом суть. Открываете нужную запись, нажимаете «Шаблони», в списке появляются шаблоны этого раздела. Выбираете один, система подставляет данные записи и отдаёт готовый .docx на загрузку.

Из карточки клиента так формируется доверенность. Из договора текст самого договора. Из дела исковое заявление или ходатайство. Из счёта и акта сопроводительные документы. Логотип компании для документов задаётся в карточке организации, так что компании с несколькими юрлицами получают каждая свой.

Готовые документы вместе со сканами и приложениями лежат на вкладке «Файли» на Google Диске компании, привязанные к конкретной записи. Не в личной папке юриста и не в переписке.

На самом деле главное здесь не скорость

Мы долго считали этот модуль просто экономией времени. Потом посмотрели, как им пользуются компании на десять и более юристов, и мнение изменилось.

Когда шаблона нет, у каждого юриста постепенно появляется собственная версия договора в личной папке. Кто-то год назад добавил туда удачный пункт об ответственности, кто-то убрал формулировку, которая однажды не понравилась клиенту. Через два года в компании не одна форма договора, а девять, и руководитель не знает, какая именно ушла последнему клиенту. Юридический риск тут больше, чем кажется, и обнаруживается он в худший момент, когда договор приходится толковать в суде.

Шаблон на всю компанию убирает это расхождение механически. Новый человек в команде формирует документ правильно с первого дня, потому что выбор ограничен утверждёнными формами. Доступ к формированию документов при этом настраивается ролями, как и остальные разделы.

Файл шаблона обновляется неограниченное количество раз. Изменилась форма договора или реквизиты, вы загружаете новый файл, и все следующие документы строятся уже по нему. Ранее сформированные документы остаются такими, какими были, и это правильно: документ, который клиент уже подписал, не должен меняться задним числом.

Границы

Шаблоны доступны для пяти разделов: договоры, акты, клиенты, счета, дела. Для консультаций, корреспонденции или планера шаблона пока нет, и если вам нужен именно такой сценарий, напишите нам, мы собираем эти запросы.

Формат только .docx. На выходе вы тоже получаете .docx, так что дальнейшее оформление делаете в Word, как привыкли.

И самое честное. Шаблон подставляет данные, но не проверяет содержание. Если в вашей форме договора есть слабое место, оно теперь тиражируется быстрее, чем раньше. Перед тем как заводить шаблон, имеет смысл один раз нормально вычитать саму форму.

Модуль доступен всем компаниям в системе. Если вы ещё не в JuristCRM, регистрация занимает минуту, 30 дней полного доступа без карты.