Корреспонденция является реестром исходящих писем, заявлений и других документов, которые компания отправляет от своего имени: в суд, государственные органы или клиентам. Раздел фиксирует, кому, когда и каким способом отправлен документ, и следит за ответом.
Вопрос «а мы вообще отправляли то заявление?» закрывается одним поиском по реестру, а не разговором с тремя сотрудниками.
Что фиксируется в карточке письма
Обязательные поля описывают отправление: номер письма, тип и тема, получатель, клиент, метод отправки, ответственный юрист, организация и статус. Клиента можно создать прямо отсюда, если его ещё нет в базе база клиентов.
Дополнительно письмо привязывается к конкретному делу из раздела дела и судебный мониторинг, а также к датам отправки и ответа. В списке эти даты стоят рядом, поэтому просроченные ответы видны без отдельного отчёта.
Отслеживание доставки по ТТН
Если выбран метод отправки «Новая Почта» или «Укрпочта», в карточке появляется поле ТТН, а вместе с ним одноимённая вкладка с информацией о посылке: статус доставки, данные отправителя и получателя.
Проверять доставку на сайте перевозчика больше не нужно: состояние отправления видно в той же карточке, где лежат номер письма, тема и привязанное дело.
Контроль сроков ответа
Для писем, требующих ответа, указывается плановая дата. Система напоминает о ней ответственному юристу утром, каналом, который он выбрал в своём профиле: внутри системы, на email или в Telegram.
Это тот же механизм, что работает с дедлайнами в планер и учёт времени, поэтому корреспонденция не живёт отдельной жизнью от остальных задач юриста.
Поиск, фильтр и документы по шаблону
Фильтр отбирает письма по номеру, клиенту, номеру дела, организации, получателю, статусу, ТТН, дате отправки и дате ответа. Отмеченные записи выгружаются в Excel.
Сам текст письма удобно готовить по собственной форме через шаблоны документов, а сканы и вложения хранятся на вкладке «Файлы» на Google Диске компании.
Что даёт раздел «Корреспонденция»
Исходящие документы перестают теряться между папками:
- единый реестр писем в суд, госорганы и клиентам;
- метод отправки и ТТН хранятся вместе с письмом;
- статус доставки Новой Почты и Укрпочты виден в карточке;
- напоминание о плановой дате ответа;
- привязка письма к клиенту и делу;
- сканы и вложения лежат на Google Диске компании.
Частые вопросы о корреспонденции
Можно ли отследить посылку прямо в системе?
Да, если метод отправки «Новая Почта» или «Укрпочта». После ввода ТТН в карточке появляется вкладка со статусом доставки и данными отправителя и получателя.
Как не пропустить срок ответа?
Укажите в письме плановую дату ответа. Система напомнит о ней ответственному юристу тем каналом, который он выбрал в профиле: внутри системы, на почту или в Telegram.
Можно ли привязать письмо к делу?
Да, поле «Дело №» связывает письмо с конкретным производством клиента. Дальше это письмо видно и в фильтре по номеру дела, и рядом с остальными материалами в дела и судебный мониторинг.
Кто видит корреспонденцию компании?
Те сотрудники, в чьей роли открыт раздел. Просмотр, создание, редактирование, удаление и экспорт настраиваются отдельно в роли и права доступа.
Корреспонденция замыкает документооборот вместе с шаблоны документов, дела и судебный мониторинг и база клиентов: подготовили, отправили, отследили, получили ответ. Всё это остаётся в системе, а не в чьей-то памяти.
← Возможности