Раздел «Акты» закрывает выполненную работу документально и финансово. Акт создаётся на основании счета на оплату, поэтому клиент, организация, реквизит, сумма, договор и перечень услуг подтягиваются автоматически. Вручную остаётся вписать номер акта и дату.
Дальше акт работает как финансовое событие. Его активация фиксирует документ и запускает начисление зарплаты исполнителям за тот месяц, в котором стоит дата акта.
Создание акта на основании счёта
Обязательных полей четыре: номер акта, клиент, счёт, на основании которого составляется документ, и дата акта. Организация, реквизит, сумма, договоры с клиентами и перечень услуг приходят из счёта, так что дублировать данные не нужно.
Внизу формы виден итог: сумма, налог, административные расходы, оплачено и остаток или переплата. Ставки налога и админрасходов берутся из карточки организации в разделе несколько организаций, поэтому расчёт одинаков во всех документах компании.
Активация акта и начисление зарплаты
На вкладке «Активация» акт фиксируется: поля становятся недоступными для изменений, а система добавляет начисления сотрудникам процентом по делам договора. Можно указать конкретного исполнителя и собственный процент.
Начисление попадает в раздел зарплата сотрудников за месяц даты акта, поэтому фонд оплаты труда собирается сам, без отдельной таблицы. Активированный акт не удаляется, пока его не деактивируют, и это защищает закрытые периоды от случайных правок.
Печать, выгрузка и собственные шаблоны
Сохранённый акт загружается в PDF или Word кнопкой «Загрузить». Если компания работает по своей форме документа, подключаются шаблоны документов: система подставляет данные записи в ваш файл .docx и отдаёт готовый документ.
Подписанные экземпляры, сканы и приложения хранятся на вкладке «Файлы» на Google Диске компании, привязанные к конкретному акту.
Поиск, фильтр и выгрузка списка
Фильтр отбирает акты по номеру акта, договора или счёта, клиенту, организации, реквизиту, валюте и дате создания. Активированные акты помечены меткой и подсвечены в списке.
Отмеченные записи выгружаются в Excel через меню «Действия со списком». Суммы по актам видны в отчёты и аналитика вместе с остальными финансовыми показателями компании.
Что даёт раздел «Акты»
Закрытие работ перестаёт быть отдельной ручной процедурой:
- акт создаётся из счёта без повторного ввода данных;
- налог и админрасходы считаются по ставкам организации;
- активация сразу формирует начисление зарплаты исполнителям;
- документ выгружается в PDF, Word или по собственному шаблону;
- закрытые акты защищены от редактирования и удаления;
- доступ к вкладке «Активация» открывается отдельно через роли и права доступа.
Частые вопросы об актах
Можно ли создать акт без счёта?
Нет. Акт составляется на основании счёта, и именно оттуда приходят клиент, организация, реквизит, сумма, договор и перечень услуг. Сначала выставьте счета на оплату, затем формируйте акт.
Как акт связан с зарплатой?
Активация акта запускает расчёт: сотрудникам добавляются начисления процентом по делам договора или вручную указанным процентом. Суммы попадают в зарплата сотрудников за месяц даты акта.
Почему активированный акт нельзя удалить?
Активация фиксирует документ и порождает начисление зарплаты. Чтобы удалить акт, сначала его деактивируют, и тогда связанные начисления снимаются вместе с ним.
В каком формате можно отдать акт клиенту?
PDF или Word кнопкой «Загрузить». Если нужна фирменная форма, загрузите свой файл .docx в шаблоны документов, и система подставит в него данные акта.
Акты замыкают цепочку договоры с клиентами, счета на оплату и платежи и касса: работа закрыта документом, деньги учтены в кассе, зарплата начислена. Вместе с отчёты и аналитика это даёт руководителю понятную картину выполненных работ за любой период.
← Возможности