Excel показывает, сколько денег пришло. Он не показывает, от какого клиента, по какому договору и покрыл ли этот доход расходы на дело. Раздел «Платежи» ведёт доходы и расходы так, чтобы на эти вопросы отвечала сама система.
Каждый платёж привязан к трём вещам: организации и реквизиту (кассе или банковскому счёту), статье дохода или расхода и разделу, из которого он пришёл. В списке рядом с суммой видно, оплата ли это за счета на оплату, за консультацию или по договору.
Кассы, счета и несколько организаций
Реквизиты являются кассами и банковскими счетами компании: «Карта ФЛП», «Расчётный счёт ООО» и любые другие. Они ведутся в карточке организации, поэтому компания с несколькими юридическими лицами держит их финансы раздельно, не заводя вторую систему. Подробнее об этом в разделе несколько организаций.
Отчёт «Баланс кассы» показывает фактический остаток по каждому реквизиту: сколько принято в кассу и сколько на ней осталось. Это та же цифра, которую обычно сводят вручную в конце месяца.
Статьи платежей и структура финансов
Каждый платёж обязательно получает статью: «Аренда», «Зарплата», «Оплата услуг клиентом». Статьи группируются в категории, а категории вкладываются одна в другую, поэтому «Офисные расходы» могут объединять аренду, коммунальные и канцтовары.
Отчёт «Баланс статей» показывает движение средств в разрезе статей за период и отдельно по каждой валюте. Видна не общая сумма расходов, а то, какие именно статьи съедают маржу.
Валюты, переводы и обмен
В системе доступны 45 валют. Вы включаете нужные, выбираете основную и задаёте курс, по которому сводятся отчёты с несколькими валютами. Реквизит выбирается в валюте операции, так что гривневая касса не смешивается с валютной.
Перемещение переводит средства между организациями и реквизитами и заодно закрывает обмен валют: в блоке «Откуда» указывается сумма списания, в блоке «Куда» зачисление в другой валюте. Перевод не является доходом или расходом, поэтому учитывается отдельно и не завышает выручку.
Контроль кассира и долги клиентов
Если в компании ведётся кассовый контроль, у платежа есть отметка «Проведено кассиром». Она отличает фактически проведённые кассой суммы от запланированных, а колонка статуса проведения видна прямо в списке.
С другой стороны считаются долги: отчёт «План долгов» собирает незакрытые суммы по договоры с клиентами, счетам и консультациям с датой погашения. Вместе с зарплата сотрудников и остальными отчёты и аналитика это даёт полную картину денег компании.
Что даёт раздел «Платежи»
Финансы перестают жить отдельно от работы с клиентами:
- доходы и расходы по статьям и категориям;
- несколько касс и банковских счетов в разных валютах;
- 45 валют с курсами для сводных отчётов;
- переводы между кассами и обмен валют внутри системы;
- отметка «Проведено кассиром» для кассового контроля;
- баланс кассы, баланс статей и план долгов в отчёты и аналитика.
Частые вопросы об учёте финансов
Сколько валют поддерживает система?
Сорок пять. Перечень фиксированный, но вы сами включаете нужные, выбираете основную и задаёте курс, по которому система сводит отчёты с несколькими валютами.
Как учесть перевод между собственными счетами?
Через перемещение, а не через платёж. Перевод не является доходом или расходом, поэтому он учитывается отдельно и не искажает отчётность. Тот же механизм закрывает обмен валют.
Видит ли юрист финансы всей компании?
Только если это открыто в его роли. Без доступа к платежам у него скрываются суммы в договорах и счетах и вкладки с оплатами. Настраивается это в роли и права доступа.
Откуда берутся расходы на зарплату?
При проведении начисления система создаёт платёж-расход по кассе с выбранной организацией, реквизитом и статьёй. Подробнее о механике на странице зарплата сотрудников.
Платежи собирают деньги компании в одном месте и привязывают каждую сумму к клиенту, договору и статье. Дальше дашборд руководителя показывает текущее состояние, а отчёты и аналитика объясняют, за счёт чего оно такое.
← Возможности