Самая частая потеря времени в юридической компании выглядит так: открыть старый договор, заменить ФИО, дату, сумму и реквизиты, проверить, ничего ли не забыли. Ошибка в одном из этих полей стоит доверия клиента.
Шаблоны закрывают этот сценарий. Вы один раз готовите файл Word с тегами в нужных местах, а дальше документ формируется из карточки записи с уже подставленными данными.
Как устроен шаблон
Шаблон привязывается к разделу, для записей которого он предназначен: договоры, акты, клиенты, счета или дела. От этого зависит, какие теги будут доступны, потому что набор полей у каждого раздела свой.
Тег имеет вид ${тег} и ставится прямо в тексте документа. Системные теги система предлагает готовым перечнем для выбранного раздела: достаточно скопировать нужный и вставить в ваш файл. Кроме них можно создать собственные дополнительные теги.
Требования к файлу
Поддерживается формат .docx, то есть Word 2007 и новее. Старый .doc нужно пересохранить, а перед загрузкой убрать из файла комментарии, чтобы они не попали в готовый документ.
Файл шаблона обновляется неограниченное количество раз. Изменилась форма договора или реквизиты компании, вы загружаете новый файл, и все последующие документы формируются уже по нему.
Формирование документа из карточки
Откройте нужную запись и нажмите «Шаблоны»: в списке появятся шаблоны этого раздела. Выберите один, и система подставит данные записи и отдаст готовый .docx на загрузку.
Так из карточки база клиентов формируется доверенность, из договоры с клиентами текст договора, из дела и судебный мониторинг исковое заявление или ходатайство, из счета на оплату и акты выполненных работ сопроводительные документы. Логотип компании для документов задаётся в карточке организации в разделе несколько организаций.
Единые формы на всю компанию
Когда шаблон один на всех, исчезает ситуация, в которой каждый юрист ведёт свою версию договора в личной папке. Новый человек в команде формирует документ правильно с первого дня, потому что выбор ограничен утверждёнными формами.
Готовые документы вместе со сканами и приложениями хранятся на вкладке «Файлы» на Google Диске компании, привязанные к конкретной записи.
Что дают шаблоны документов
Подготовка документа перестаёт быть ручной работой:
- собственный .docx вместо чужих готовых форм;
- системные теги для каждого раздела предлагаются перечнем;
- собственные дополнительные теги под специфику компании;
- документ формируется из карточки записи одним кликом;
- файл шаблона обновляется без ограничений;
- доступ к формированию документов настраивается в роли и права доступа.
Частые вопросы о шаблонах
Для каких разделов можно сделать шаблон?
Для договоров, актов, клиентов, счетов и дел. Раздел выбирается при создании шаблона, и именно от него зависит перечень доступных тегов.
Какой формат файла поддерживается?
Только .docx, то есть Word 2007 и новее. Старый .doc следует пересохранить в .docx, а комментарии из файла убрать перед загрузкой.
Что делать, если нужного поля нет среди системных тегов?
Создайте дополнительный тег и используйте его в шаблонах наравне с системными. Это закрывает поля, специфичные именно для вашей практики.
Можно ли изменить шаблон после загрузки?
Да, файл обновляется неограниченное количество раз. Ранее сформированные документы остаются без изменений, а новые строятся уже по обновлённой форме.
Шаблоны работают вместе с база клиентов, договоры с клиентами, дела и судебный мониторинг и корреспонденция: данные вводятся один раз, а документы формируются из них. Это та часть автоматизации, которую замечают с первого дня работы.
← Возможности