Розділ «Акти» закриває виконану роботу документально і фінансово. Акт створюється на підставі рахунки на оплату, тому клієнт, організація, реквізит, сума, договір та перелік послуг підтягуються автоматично. Вручну лишається вписати номер акта й дату.
Далі акт працює як фінансова подія. Його активація фіксує документ і запускає нарахування зарплати виконавцям за той місяць, у якому стоїть дата акта.
Створення акта на підставі рахунку
Обов’язкових полів чотири: номер акта, клієнт, рахунок, на підставі якого складається документ, і дата акта. Організація, реквізит, сума, договори з клієнтами та перелік послуг приходять із рахунку, тож дублювати дані не потрібно.
Унизу форми видно підсумок: сума, податок, адміністративні витрати, сплачено та залишок або переплата. Ставки податку й адмінвитрат беруться з картки організації у розділі кілька організацій, тому розрахунок однаковий у всіх документах компанії.
Активація акта і нарахування зарплати
На вкладці «Активація» акт фіксується: поля стають недоступними для змін, а система додає нарахування співробітникам відсотком за справами договору. Можна вказати конкретного виконавця та власний відсоток.
Нарахування потрапляє в розділ зарплата співробітників за місяць дати акта, тож фонд оплати праці збирається сам, без окремої таблиці. Активований акт не видаляється, доки його не деактивують, і це захищає закриті періоди від випадкових правок.
Друк, вивантаження та власні шаблони
Збережений акт завантажується у PDF або Word кнопкою «Завантажити». Якщо компанія працює за власною формою документа, підключаються шаблони документів: система підставляє дані запису у ваш файл .docx і віддає готовий документ.
Підписані примірники, скани та додатки зберігаються на вкладці «Файли» на Google Диску компанії, прив’язані до конкретного акта.
Пошук, фільтр і вивантаження списку
Фільтр відбирає акти за номером акта, договору чи рахунку, клієнтом, організацією, реквізитом, валютою та датою створення. Активовані акти позначені міткою і підсвічені у списку.
Позначені записи вивантажуються в Excel через меню «Дії зі списком». Суми за актами видно у звіти та аналітика разом з рештою фінансових показників компанії.
Що дає розділ «Акти»
Закриття робіт перестає бути окремою ручною процедурою:
- акт створюється з рахунку без повторного введення даних;
- податок і адмінвитрати рахуються за ставками організації;
- активація одразу формує нарахування зарплати виконавцям;
- документ вивантажується у PDF, Word або за власним шаблоном;
- закриті акти захищені від редагування та видалення;
- доступ до вкладки «Активація» відкривається окремо через ролі та права доступу.
Часті питання про акти
Чи можна створити акт без рахунку?
Ні. Акт складається на підставі рахунку, і саме звідти приходять клієнт, організація, реквізит, сума, договір та перелік послуг. Спершу виставте рахунки на оплату, потім формуйте акт.
Як акт пов’язаний із зарплатою?
Активація акта запускає розрахунок: співробітникам додаються нарахування відсотком за справами договору або вручну вказаним відсотком. Суми потрапляють у зарплата співробітників за місяць дати акта.
Чому активований акт не можна видалити?
Активація фіксує документ і породжує нарахування зарплати. Щоб видалити акт, спершу його деактивують, і тоді пов’язані нарахування знімаються разом з ним.
У якому форматі можна віддати акт клієнту?
PDF або Word кнопкою «Завантажити». Якщо потрібна фірмова форма, завантажте свій файл .docx у шаблони документів, і система підставить у нього дані акта.
Акти замикають ланцюжок договори з клієнтами, рахунки на оплату і платежі та каса: роботу закрито документом, гроші враховано в касі, зарплату нараховано. Разом із звіти та аналітика це дає керівнику зрозумілу картину виконаних робіт за будь-який період.
← Можливості