Найчастіша втрата часу в юридичній компанії виглядає так: відкрити старий договір, замінити ПІБ, дату, суму та реквізити, перевірити, чи нічого не забули. Помилка в одному з цих полів коштує довіри клієнта.
Шаблони закривають цей сценарій. Ви один раз готуєте файл Word із тегами у потрібних місцях, а далі документ формується з картки запису з уже підставленими даними.
Як влаштований шаблон
Шаблон прив’язується до розділу, для записів якого він призначений: договори, акти, клієнти, рахунки або справи. Від цього залежить, які теги будуть доступні, бо набір полів у кожного розділу свій.
Тег має вигляд ${тег} і ставиться прямо в тексті документа. Системні теги система пропонує готовим переліком для обраного розділу: досить скопіювати потрібний і вставити у ваш файл. Крім них можна створити власні додаткові теги.
Вимоги до файлу
Підтримується формат .docx, тобто Word 2007 і новіший. Старий .doc потрібно перезберегти, а перед завантаженням прибрати з файлу коментарі, щоб вони не потрапили в готовий документ.
Файл шаблону оновлюється необмежену кількість разів. Змінилася форма договору чи реквізити компанії, ви завантажуєте новий файл, і всі наступні документи формуються вже за ним.
Формування документа з картки
Відкрийте потрібний запис і натисніть «Шаблони»: у списку з’являться шаблони цього розділу. Оберіть один, і система підставить дані запису та віддасть готовий .docx на завантаження.
Так з картки база клієнтів формується довіреність, із договори з клієнтами текст договору, із справи та судовий моніторинг позовна заява чи клопотання, із рахунки на оплату і акти виконаних робіт супровідні документи. Логотип компанії для документів задається у картці організації в розділі кілька організацій.
Єдині форми на всю компанію
Коли шаблон один на всіх, зникає ситуація, у якій кожен юрист веде власну версію договору в особистій папці. Нова людина в команді формує документ правильно з першого дня, бо вибір обмежений затвердженими формами.
Готові документи разом зі сканами й додатками зберігаються на вкладці «Файли» на Google Диску компанії, прив’язані до конкретного запису.
Що дають шаблони документів
Підготовка документа перестає бути ручною роботою:
- власний .docx замість чужих готових форм;
- системні теги для кожного розділу пропонуються переліком;
- власні додаткові теги під специфіку компанії;
- документ формується з картки запису одним кліком;
- файл шаблону оновлюється без обмежень;
- доступ до формування документів налаштовується в ролі та права доступу.
Часті питання про шаблони
Для яких розділів можна зробити шаблон?
Для договорів, актів, клієнтів, рахунків і справ. Розділ обирається при створенні шаблону, і саме від нього залежить перелік доступних тегів.
Який формат файлу підтримується?
Тільки .docx, тобто Word 2007 і новіший. Старий .doc слід перезберегти у .docx, а коментарі з файлу прибрати перед завантаженням.
Що робити, якщо потрібного поля немає серед системних тегів?
Створіть додатковий тег і використовуйте його у шаблонах нарівні з системними. Це закриває поля, специфічні саме для вашої практики.
Чи можна змінити шаблон після завантаження?
Так, файл оновлюється необмежену кількість разів. Раніше сформовані документи лишаються без змін, а нові будуються вже за оновленою формою.
Шаблони працюють разом із база клієнтів, договори з клієнтами, справи та судовий моніторинг і кореспонденція: дані вводяться один раз, а документи формуються з них. Це та частина автоматизації, яку помічають з першого дня роботи.
← Можливості