Excel показує, скільки грошей прийшло. Він не показує, від якого клієнта, за яким договором і чи покрив цей дохід витрати на справу. Розділ «Платежі» веде доходи й витрати так, щоб на ці питання відповідала сама система.
Кожен платіж прив’язаний до трьох речей: організації та реквізиту (каси чи банківського рахунку), статті доходу або витрати і розділу, з якого він прийшов. У списку поруч із сумою видно, чи це оплата за рахунки на оплату, за консультацію чи за договором.
Каси, рахунки та кілька організацій
Реквізити є касами й банківськими рахунками компанії: «Карта ФОП», «Розрахунковий рахунок ТОВ» і будь-які інші. Вони ведуться в картці організації, тому компанія з кількома юридичними особами тримає їхні фінанси окремо, не заводячи другу систему. Докладніше про це в розділі кілька організацій.
Звіт «Баланс каси» показує фактичний залишок по кожному реквізиту: скільки прийнято в касу і скільки на ній лишилося. Це та сама цифра, яку зазвичай зводять вручну наприкінці місяця.
Статті платежів і структура фінансів
Кожен платіж обов’язково отримує статтю: «Оренда», «Зарплата», «Оплата послуг клієнтом». Статті групуються в категорії, а категорії вкладаються одна в одну, тому «Офісні витрати» можуть об’єднувати оренду, комунальні й канцтовари.
Звіт «Баланс статей» показує рух коштів у розрізі статей за період і окремо по кожній валюті. Видно не загальну суму витрат, а те, які саме статті з’їдають маржу.
Валюти, перекази та обмін
У системі доступні 45 валют. Ви вмикаєте потрібні, обираєте основну й задаєте курс, за яким зводяться звіти з кількома валютами. Реквізит обирається у валюті операції, тож гривнева каса не змішується з валютною.
Переміщення переказує кошти між організаціями та реквізитами і водночас закриває обмін валют: у блоці «Звідки» вказується сума списання, у блоці «Куди» зарахування в іншій валюті. Переказ не є доходом чи витратою, тому обліковується окремо і не завищує виручку.
Контроль касира та борги клієнтів
Якщо в компанії ведеться касовий контроль, у платежі є позначка «Проведено касиром». Вона відрізняє фактично проведені касою суми від запланованих, а колонка статусу проведення видно прямо в списку.
З іншого боку рахуються борги: звіт «План боргів» збирає незакриті суми за договори з клієнтами, рахунками та консультаціями з датою погашення. Разом із зарплата співробітників і рештою звіти та аналітика це дає повну картину грошей компанії.
Що дає розділ «Платежі»
Фінанси перестають жити окремо від роботи з клієнтами:
- доходи й витрати за статтями та категоріями;
- кілька кас і банківських рахунків у різних валютах;
- 45 валют із курсами для зведених звітів;
- перекази між касами та обмін валют усередині системи;
- позначка «Проведено касиром» для касового контролю;
- баланс каси, баланс статей і план боргів у звіти та аналітика.
Часті питання про облік фінансів
Скільки валют підтримує система?
Сорок п’ять. Перелік фіксований, але ви самі вмикаєте потрібні, обираєте основну й задаєте курс, за яким система зводить звіти з кількома валютами.
Як облікувати переказ між власними рахунками?
Через переміщення, а не через платіж. Переказ не є доходом чи витратою, тому він обліковується окремо і не спотворює звітність. Той самий механізм закриває обмін валют.
Чи бачить юрист фінанси всієї компанії?
Тільки якщо це відкрито в його ролі. Без доступу до платежів у нього ховаються суми в договорах і рахунках та вкладки з оплатами. Налаштовується це в ролі та права доступу.
Звідки беруться витрати на зарплату?
При проведенні нарахування система створює платіж-витрату по касі з вибраною організацією, реквізитом і статтею. Докладніше про механіку на сторінці зарплата співробітників.
Платежі збирають гроші компанії в одному місці й прив’язують кожну суму до клієнта, договору та статті. Далі дашборд керівника показує поточний стан, а звіти та аналітика пояснюють, за рахунок чого він такий.
← Можливості