Поки база клієнтів живе в особистих файлах співробітників, компанія залежить від людей, а не від процесів. Звільнився юрист, і разом з ним пішла історія спілкування з десятком клієнтів. Розділ «Клієнти» робить цю базу спільною власністю компанії.
Клієнтом може бути фізична особа, юридична особа, фізична особа-підприємець або інший контрагент. Набір полів у картці змінюється залежно від типу, тому для ФОП не доводиться заповнювати поля юридичної особи.
Картка клієнта збирає все, що з ним пов’язано
Після збереження в картці відкриваються вкладки з лічильниками: договори з клієнтами, справи та судовий моніторинг, рахунки на оплату, акти виконаних робіт, задачі планера, файли на Google Диску та історія дзвінків. Видно, скільки записів у кожному розділі, без переходу в сам розділ.
Вкладка «Планер» показує не тільки задачі, створені в самій картці, а й задачі з усіх записів клієнта: договорів, справ, рахунків, листів та актів. У колонці «Розділ» видно, звідки задача, а зведення часу рахується по всіх задачах клієнта, а не лише по поточній сторінці списку.
Під вкладками лишаються коментарі команди та історія змін, тож видно не тільки поточний стан, а й хто що правив.
Реквізити, дублі та захист персональних даних
У картці зберігаються телефони (до двох номерів), email, адреса, регіон, ІПН або ЄДРПОУ, паспорт і дата народження, банківські реквізити, відповідальний юрист та реферер. Окремо є суб’єктивна оцінка «адекватність» від одного до п’яти, яка видно зірочками у списку.
Під час створення система перевіряє, чи немає вже клієнта з таким номером телефону, і попереджає про можливий дубль. ІПН, паспорт та інші чутливі поля зберігаються у зашифрованому вигляді.
Пошук, фільтр і масові операції
Фільтр відбирає клієнтів за ПІБ або компанією, телефоном, email, відповідальним юристом, ІПН чи ЄДРПОУ, організацією, типом та адресою. Обрані умови зберігаються при переході між сторінками списку.
Позначені клієнти видаляються однією дією або вивантажуються в Excel: вибірково чи весь відфільтрований список, до п’яти тисяч записів за раз. Поруч доступний AI-асистент JuristAI для питань по даних розділу.
Перенесення бази та документи за шаблоном
Щоб завантажити наявну базу, скачайте шаблон імпорту, заповніть його і запустіть імпорт файлу XLSX або CSV. Для порожніх клітинок підставляються значення за замовчуванням, а рядки, які не вдалося завантажити, пропускаються, і їх кількість система показує після імпорту.
З картки збереженого клієнта одразу формується документ за вашим файлом .docx через шаблони документів: договір, довіреність чи заява заповнюються реквізитами клієнта автоматично.
Що дає розділ «Клієнти»
База перестає бути набором особистих таблиць:
- чотири типи клієнтів із власним набором полів;
- договори, справи, рахунки й акти видно прямо в картці;
- перевірка дублів за номером телефону при створенні;
- ІПН, паспорт та інші чутливі дані зберігаються зашифрованими;
- імпорт наявної бази з Excel за готовим шаблоном;
- видимість записів обмежується через ролі та права доступу.
Часті питання про базу клієнтів
Як перенести наявну базу клієнтів у систему?
Через імпорт XLSX або CSV. Завантажте шаблон, не змінюючи заголовки колонок, заповніть його і запустіть імпорт. Незаповнені поля отримають значення за замовчуванням, а проблемні рядки будуть пропущені з підрахунком.
Чи бачить кожен співробітник усіх клієнтів?
Це вирішує роль. У ролі та права доступу є перемикачі «Особисті» та «Організація»: перший лишає співробітнику тільки його клієнтів, другий обмежує видимість його організацією. Окремо ховаються вкладки, наприклад «Рахунки» для тих, хто не працює з фінансами.
Чи захищені персональні дані клієнтів?
ІПН, паспорт та інші чутливі поля зберігаються у зашифрованому вигляді. Доступ до самих полів додатково налаштовується роллю, аж до приховування окремого поля від конкретної ролі.
Звідки в картці беруться дзвінки?
З підключеної IP-телефонія. Дзвінки зіставляються з клієнтом за номером телефону, тому на вкладці «Телефонія» видно історію розмов, а поруч з номером у списку з’являється кнопка виклику.
Клієнт у JuristCRM є точкою входу в усю роботу компанії: звідси видно договори з клієнтами, справи та судовий моніторинг, рахунки на оплату і задачі. Подивіться, як із тих самих даних збираються звіти та аналітика для керівника.
← Можливості