Кореспонденція є реєстром вихідних листів, заяв та інших документів, які компанія надсилає від свого імені: до суду, державних органів або клієнтам. Розділ фіксує, кому, коли і яким способом відправлено документ, і стежить за відповіддю.
Питання «а ми взагалі надсилали ту заяву?» закривається одним пошуком по реєстру, а не розмовою з трьома співробітниками.
Що фіксується в картці листа
Обов’язкові поля описують відправлення: номер листа, тип і тема, отримувач, клієнт, метод відправки, відповідальний юрист, організація та статус. Клієнта можна створити прямо звідси, якщо його ще немає в базі база клієнтів.
Додатково лист прив’язується до конкретної справи з розділу справи та судовий моніторинг, а також до дат відправки й відповіді. У списку ці дати стоять поруч, тому прострочені відповіді видно без окремого звіту.
Відстеження доставки за ТТН
Якщо обрано метод відправки «Нова Пошта» або «Укрпошта», у картці з’являється поле ТТН, а разом із ним однойменна вкладка з інформацією про посилку: статус доставки, дані відправника та одержувача.
Перевіряти доставку на сайті перевізника більше не потрібно: стан відправлення видно в тій самій картці, де лежать номер листа, тема та прив’язана справа.
Контроль строків відповіді
Для листів, які потребують відповіді, вказується планова дата. Система нагадує про неї відповідальному юристу вранці, каналом, який він обрав у своєму профілі: усередині системи, на email або в Telegram.
Це той самий механізм, що працює з дедлайнами в планер і облік часу, тому кореспонденція не живе окремим життям від решти задач юриста.
Пошук, фільтр і документи за шаблоном
Фільтр відбирає листи за номером, клієнтом, номером справи, організацією, отримувачем, статусом, ТТН, датою відправки та датою відповіді. Позначені записи вивантажуються в Excel.
Сам текст листа зручно готувати за власною формою через шаблони документів, а скани та вкладення зберігаються на вкладці «Файли» на Google Диску компанії.
Що дає розділ «Кореспонденція»
Вихідні документи перестають губитися між папками:
- єдиний реєстр листів до суду, держорганів і клієнтів;
- метод відправки та ТТН зберігаються разом із листом;
- статус доставки Нової Пошти й Укрпошти видно в картці;
- нагадування про планову дату відповіді;
- прив’язка листа до клієнта та справи;
- скани та вкладення лежать на Google Диску компанії.
Часті питання про кореспонденцію
Чи можна відстежити посилку прямо в системі?
Так, якщо метод відправки «Нова Пошта» або «Укрпошта». Після введення ТТН у картці з’являється вкладка зі статусом доставки та даними відправника й одержувача.
Як не пропустити строк відповіді?
Вкажіть у листі планову дату відповіді. Система нагадає про неї відповідальному юристу тим каналом, який він обрав у профілі: усередині системи, на пошту або в Telegram.
Чи можна прив’язати лист до справи?
Так, поле «Справа №» зв’язує лист із конкретним провадженням клієнта. Далі цей лист видно й у фільтрі за номером справи, і поруч із рештою матеріалів у справи та судовий моніторинг.
Хто бачить кореспонденцію компанії?
Ті співробітники, у чиїй ролі відкрито розділ. Перегляд, створення, редагування, видалення та експорт налаштовуються окремо в ролі та права доступу.
Кореспонденція замикає документообіг разом із шаблони документів, справи та судовий моніторинг і база клієнтів: підготували, надіслали, відстежили, отримали відповідь. Усе це лишається в системі, а не в чиїйсь пам’яті.
← Можливості