Шаблони документів: договір і акт формуються з картки запису за один клік

Є одна операція, яку юрист робить щотижня й на яку ніхто не закладає час у бюджеті справи. Відкрити старий договір схожого клієнта. Замінити ПІБ. Замінити дату. Замінити суму. Замінити реквізити. Перечитати й переконатися, що в тексті не лишилося прізвища попереднього клієнта.

Останнє трапляється частіше, ніж хочеться визнавати. І коштує воно не п'ятнадцяти хвилин, а довіри, бо клієнт бачить у своєму договорі чуже ім'я й робить з цього власні висновки про те, як у вас ведуться справи.

Модуль шаблонів закриває саме цей сценарій. Ви один раз готуєте файл Word з тегами в потрібних місцях, а далі документ формується з картки запису з уже підставленими даними.

Як влаштований шаблон

Шаблон прив'язується до розділу, для записів якого він призначений: договори, акти, клієнти, рахунки або справи. Від цього залежить, які теги будуть доступні, бо набір полів у кожного розділу свій.

Тег має вигляд ${тег} і ставиться прямо в тексті документа. Системні теги система пропонує готовим переліком для обраного розділу, достатньо скопіювати потрібний і вставити у свій файл. Якщо серед них немає поля, специфічного саме для вашої практики, створюється власний додатковий тег і використовується нарівні з системними.

Підтримується формат .docx, тобто Word 2007 і новіший. Старий .doc доведеться перезберегти, а коментарі з файлу прибрати перед завантаженням, інакше вони потраплять у готовий документ.

Формування з картки

Далі все виглядає буденно, і в цьому суть. Відкриваєте потрібний запис, натискаєте «Шаблони», у списку з'являються шаблони цього розділу. Обираєте один, система підставляє дані запису й віддає готовий .docx на завантаження.

З картки клієнта так формується довіреність. З договору текст самого договору. Зі справи позовна заява чи клопотання. З рахунку та акта супровідні документи. Логотип компанії для документів задається в картці організації, тож компанії з кількома юрособами отримують кожна свій.

Готові документи разом зі сканами й додатками лежать на вкладці «Файли» на Google Диску компанії, прив'язані до конкретного запису. Не в особистій папці юриста й не в листуванні.

Насправді головне тут не швидкість

Ми довго вважали цей модуль просто економією часу. Потім подивилися, як ним користуються компанії на десять і більше юристів, і думка змінилася.

Коли шаблону немає, у кожного юриста поступово з'являється власна версія договору в особистій папці. Хтось рік тому додав туди вдалий пункт про відповідальність, хтось прибрав формулювання, яке колись не сподобалося клієнту. Через два роки у компанії не одна форма договору, а дев'ять, і керівник не знає, яка саме пішла останньому клієнту. Юридичний ризик тут більший, ніж здається, і виявляється він у найгірший момент, коли договір доводиться тлумачити в суді.

Шаблон на всю компанію прибирає цю розбіжність механічно. Нова людина в команді формує документ правильно з першого дня, бо вибір обмежений затвердженими формами. Доступ до формування документів при цьому налаштовується ролями, як і решта розділів.

Файл шаблону оновлюється необмежену кількість разів. Змінилася форма договору або реквізити, ви завантажуєте новий файл, і всі наступні документи будуються вже за ним. Раніше сформовані документи лишаються такими, якими були, і це правильно: документ, який клієнт уже підписав, не повинен змінюватися заднім числом.

Межі

Шаблони доступні для п'яти розділів: договори, акти, клієнти, рахунки, справи. Для консультацій, кореспонденції чи планера шаблону поки немає, і якщо вам потрібен саме такий сценарій, напишіть нам, ми збираємо ці запити.

Формат тільки .docx. На виході ви теж отримуєте .docx, тож подальше оформлення робите у Word, як звикли.

І найчесніше. Шаблон підставляє дані, але не перевіряє зміст. Якщо у вашій формі договору є слабке місце, воно тепер тиражується швидше, ніж раніше. Перед тим як заводити шаблон, має сенс один раз нормально вичитати саму форму.

Модуль доступний усім компаніям у системі. Якщо ви ще не в JuristCRM, реєстрація займає хвилину, 30 днів повного доступу без картки.