Долги клиентов юридической фирмы: как видеть дебиторку, а не искать её в таблицах
Когда я провожу онбординг для новой фирмы, один из первых вопросов владельцу звучит так: сколько вам сейчас должны клиенты? Ответ почти всегда начинается со слова "примерно".
Примерно двести тысяч. Или "надо посмотреть в таблице у бухгалтера". Или честное "не знаю, но чувствую, что много".
Я не считаю это небрежностью. В юридическом бизнесе деньги приходят странно, и стандартные инструменты под это не заточены.
Почему дебиторка в юрфирме расползается
В интернет-магазине все просто: оплатил и получил товар. У юриста между подписанием договора и последней оплатой может пройти год. Дело идет через первую инстанцию, апелляцию, иногда кассацию. Объем работы растет, а договор подписали еще до первого заседания.
Схемы оплат тоже разные, и часто все сразу в одной фирме. Фиксированный гонорар за дело. Абонентское обслуживание бизнеса за 12 000 грн в месяц. Оплата этапами: иск, первая инстанция, апелляция. Гонорар успеха, который клиент должен заплатить после решения, уже появившегося в ЄДРСР. И почасовая работа, которую кто-то должен был записать, но не записал.
Статья 30 Закона "Об адвокатуре и адвокатской деятельности" оставляет порядок расчета гонорара и его оплаты на договор сторон. Закон дает свободу. На практике эта свобода значит, что каждый договор живет по своим правилам, и держать их в голове на 40 активных договорах невозможно.
Отсюда и появляется Excel. Сначала одна таблица, потом отдельный лист на абонентку, потом бухгалтер ведет свою версию, а юрист помнит, что клиент "обещал доплатить после апелляции". Три источника правды означают, что правды нет.
Посчитаем на условном примере. Фирма на 5 юристов, 45 активных договоров. Если по каждому четвертому есть просрочка в среднем на 9 000 грн, фирма уже заработала, но не получила почти 100 000 грн. Это несколько месяцев зарплаты помощника, которые лежат у клиентов.
Дороже всего даже не сумма, а то, что долг замечают поздно. Клиент, который не платит 30 дней, еще отвечает на звонки. Клиент, который не платит четыре месяца, уже ищет объяснение, почему работа была некачественной. Я считаю так: дебиторка старше 90 дней в юрфирме означает конфликт, который вы пропустили, и бухгалтерия тут ни при чем.
Еще об одном не любят говорить вслух. Многие юристы стесняются напоминать об оплате, особенно клиенту, которого ведут годами. По-моему, все наоборот. Юрист, который точно знает, что счет №14 от 3 сентября не оплачен, и спокойно об этом пишет, выглядит профессиональнее того, кто раз в квартал неловко спрашивает "а мы с вами вообще в расчете?".
Как я сделал учет долгов в JuristCRM
Когда я проектировал финансовый блок, главное решение было такое: долг не существует сам по себе. Он всегда привязан к договору.
В карточке договора задается схема оплаты. Если это оплата по счетам, вы выставляете счет из договора, фиксируете оплату против конкретного счета, и система считает остаток. Частичная оплата тоже учитывается: клиент заплатил 6 000 из 10 000, в договоре виден долг 4 000. Акты формируются по шаблону на основании того же договора, поэтому закрытый этап и счет за него не расходятся.
Дальше все собирается в финансах и на дашборде: кто должен, сколько и по какому договору. Владелец видит общую картину, юрист видит своих клиентов. Доступы разделяются ролями, так что помощник не видит финансы всей фирмы, если вы этого не хотите. Если у вас несколько юрлиц или ФОП, учет ведется отдельно по каждой организации. Для договоров в иностранной валюте счета выставляются в валюте договора.
Для меня важна еще одна мелочь. Дела в той же системе синхронизируются с ЄДРСР. Когда появляется решение, от которого зависит гонорар успеха, оно рядом с клиентом и договором, где этот гонорар прописан. Вспоминать, "о чем мы договаривались", не придется.
Честно об ограничениях
JuristCRM не заменяет бухгалтерскую программу. Налоговый учет и отчетность ФОП вы ведете там же, где и раньше. CRM показывает управленческую картину: кто и сколько должен фирме.
Почасовой биллинг с таймером на каждую минуту, как в Clio, у нас скромнее. Если ваша фирма выставляет счета только по часам, проверьте на тестовом периоде, хватит ли вам нашего учета времени. Клиентского портала, где заказчик сам видит свои счета, и мобильного приложения пока нет.
И кому это вообще не нужно. Если вы адвокат, который работает один, у вас 8 клиентов и все платят вперед, CRM ради долгов вам ни к чему. Таблицы хватит. Смысл появляется тогда, когда договоров больше, чем вы помните без подглядывания, и когда деньги принимает не один человек.
Одну вещь можно сделать сегодня без всякой CRM. Откройте все активные договоры и выпишите по каждому две цифры: сколько клиент должен был заплатить на сегодня и сколько заплатил. Если на это ушло больше часа, проблема уже есть. Если захотите вести это в JuristCRM, 30 дней полного доступа бесплатны, а клиентов мы поможем перенести.