Борги клієнтів юридичної фірми: як бачити дебіторку, а не шукати її в таблицях
Коли я проводжу онбординг для нової фірми, одне з перших питань власнику звучить так: скільки вам зараз винні клієнти? Відповідь майже завжди починається зі слова "приблизно".
Приблизно двісті тисяч. Або "треба глянути в таблиці у бухгалтера". Або чесне "не знаю, але відчуваю, що багато".
Я не вважаю це недбалістю. У юридичному бізнесі гроші надходять дивно, і стандартні інструменти під це не заточені.
Чому дебіторка в юрфірмі розповзається
В інтернет-магазині все просто: оплатив і отримав товар. У юриста між підписанням договору і останньою оплатою може минути рік. Справа проходить першу інстанцію, апеляцію, іноді касацію. Обсяг роботи росте, а договір підписали ще до першого засідання.
Схеми оплат теж різні, і часто всі одночасно в одній фірмі. Фіксований гонорар за справу. Абонентське обслуговування бізнесу за 12 000 грн на місяць. Оплата етапами: позов, перша інстанція, апеляція. Гонорар успіху, який клієнт має сплатити після рішення, що вже з'явилося в ЄДРСР. І погодинна робота, яку хтось мав записати, але не записав.
Стаття 30 Закону "Про адвокатуру та адвокатську діяльність" залишає порядок обчислення гонорару і порядок його сплати на договір сторін. Закон дає свободу. На практиці ця свобода означає, що кожен договір живе за своїми правилами, і тримати їх у голові на 40 активних договорах неможливо.
Звідси й береться Excel. Спочатку одна таблиця, потім окремий аркуш на абонентку, потім бухгалтер веде свою версію, а юрист пам'ятає, що клієнт "обіцяв доплатити після апеляції". Три джерела правди означають, що правди немає.
Порахуємо на умовному прикладі. Фірма на 5 юристів, 45 активних договорів. Якщо по кожному четвертому є прострочена оплата в середньому на 9 000 грн, фірма вже заробила, але не отримала майже 100 000 грн. Це кілька місяців зарплати помічника, які лежать у клієнтів.
Найдорожче навіть не сума, а те, що борг помічають пізно. Клієнт, який не платить 30 днів, ще відповідає на дзвінки. Клієнт, який не платить чотири місяці, вже шукає пояснення, чому робота була неякісною. Я вважаю так: дебіторка старша за 90 днів у юрфірмі означає конфлікт, який ви пропустили, і бухгалтерія тут ні до чого.
Ще про одне не люблять говорити вголос. Багато юристів соромляться нагадувати про оплату, особливо клієнту, якого ведуть роками. На мою думку, все навпаки. Юрист, який точно знає, що рахунок №14 від 3 вересня не оплачений, і спокійно про це пише, виглядає професійніше за того, хто раз на квартал ніяково питає "а ми з вами взагалі в розрахунку?".
Як я зробив облік боргів у JuristCRM
Коли я проєктував фінансовий блок, головне рішення було таке: борг не існує сам по собі. Він завжди прив'язаний до договору.
У картці договору задається схема оплати. Якщо це оплата за рахунками, ви виставляєте рахунок з договору, фіксуєте оплату проти конкретного рахунку, і система рахує залишок. Часткова оплата теж враховується: клієнт заплатив 6 000 з 10 000, у договорі видно борг 4 000. Акти формуються за шаблоном на підставі того ж договору, тому закритий етап і рахунок за нього не розходяться.
Далі все збирається у фінансах і на дашборді: хто винен, скільки і по якому договору. Власник бачить загальну картину, юрист бачить своїх клієнтів. Доступи розділяються ролями, тож помічник не бачить фінансів усієї фірми, якщо ви цього не хочете. Якщо у вас кілька юросіб або ФОП, облік ведеться окремо по кожній організації. Для договорів в іноземній валюті рахунки виставляються у валюті договору.
Для мене важлива ще одна дрібниця. Справи в тій самій системі синхронізуються з ЄДРСР. Коли з'являється рішення, від якого залежить гонорар успіху, воно поруч з клієнтом і договором, де цей гонорар прописаний. Згадувати, "про що ми домовлялися", не доведеться.
Чесно про обмеження
JuristCRM не замінює бухгалтерську програму. Податковий облік і звітність ФОП ви ведете там само, де й раніше. CRM показує управлінську картину: хто і скільки винен фірмі.
Погодинний білінг з таймером на кожну хвилину, як у Clio, у нас скромніший. Якщо ваша фірма виставляє рахунки виключно за годинами, перевірте на тестовому періоді, чи вистачить вам нашого обліку часу. Клієнтського порталу, де замовник сам бачить свої рахунки, і мобільного застосунку поки немає.
І кому це взагалі не потрібно. Якщо ви адвокат, який працює сам, у вас 8 клієнтів і всі платять наперед, CRM заради боргів вам ні до чого. Таблиці вистачить. Сенс з'являється тоді, коли договорів більше, ніж ви пам'ятаєте без підглядання, і коли гроші приймає не одна людина.
Одну річ можна зробити сьогодні без жодної CRM. Відкрийте всі активні договори і випишіть по кожному дві цифри: скільки клієнт мав сплатити на сьогодні і скільки сплатив. Якщо на це пішло більше години, проблема вже є. Якщо захочете вести це в JuristCRM, 30 днів повного доступу безкоштовні, а клієнтів ми допоможемо перенести.